A RAIS fora do prazo pode se tornar um sério problema para as empresas, tanto material com o pagamento de multa quanto, e principalmente, com a legislação trabalhista. O Brasil tem uma quantidade grande de obrigações legais relacionadas ao cuidado que os governos devem ter com os direitos e benefícios que os trabalhadores possuem.
Nossa legislação ainda é muito complexa e burocrática quanto e acaba gerando um grande calendário que muitas vezes as empresas deixam de cumprir por simples descontrole.
A RAIS é provavelmente a maior das obrigações burocráticas, com uma quantidade grande de dados fundamentais para o poder público entender o mercado de trabalho celetista (carteira assinada).
Com isso, ele pode atuar na fiscalização – impedindo a sonegação fiscal e de direitos – e também encontrar soluções para problemas estruturais do emprego. Veja aqui como é importante não deixar sua RAIS fora do prazo e contribuir socialmente!
RAIS fora do prazo: como colocar em dia?
Antes de falarmos do processo de como entregar RAIS fora do prazo, você sabe quem deve fazer a entrega anual das informações?
- Empresas públicas e privadas que tenham pelo menos um empregado celetista;
- MEI que tenham empregados contratados;
- Empresas internacionais com filiais no Brasil;
- Consórcios de empresas;
- Cartórios, clubes, condomínios, sociedades civis, entidades de classe e sindicatos;
- Profissionais liberais e empregadores domésticos;
- Empresas individuais.
A exceção fica por conta das entidades que são obrigadas a prestar o eSocial – nesse caso, as informações entregues na RAIS serão informadas nesse sistema, tal como acontece com a Declaração CAGED.
Quais os passos como transmitir a RAIS fora do prazo
Para entregar a RAIS fora do prazo, o processo é o mesmo que usamos para enviar a declaração dentro do prazo.
- Ter o programa GDRAIS (http://www.rais.gov.br/sitio/download.jsf) instalado no computador;
- Preencher a RAIS através desse programa;
- Salvar a RAIS usando a opção Gravar Declaração;
- Enviar a RAIS usando a opção Transmitir Declaração.
Da mesma forma que acontece no envio regular, o recibo comprobatório estará disponível 5 dias úteis após o envio.
RAIS fora do prazo: vai gerar multa?
Sim, e pesada para o caixa da empresa!
Mas antes, uma informação que muitas empresas desconhecem: mesmo aquelas que não tiveram vínculo empregatício algum também têm a obrigação legal da RAIS. Nesse caso, elas farão a RAIS Negativa, em um formato mais simples mas reportando os dados da empresa que precisam ser continuamente conhecidos pelo Ministério do Trabalho. Você pode baixar o programa da RAIS Negativa no link http://www.rais.gov.br/sitio/negativa.jsf.
E muito importante: esse tipo de declaração também paga multa se for feita fora do prazo! Para todas a empresas, a multa RAIS fora do prazo pode ser bastante elevada. Ela será composta dos itens abaixo (juntos!).
- R$ 425,64 de valor fixo, independente da empresa e do prazo;
- R$ 106,40 por bimestre de atraso. Caso haja um auto de infração pelo não cumprimento da entrega da RAIS, a data dele será a base para cálculo dos bimestres;
- Sobre a soma dos itens 1 e 2, aplica-se um percentual conforme o número de empregados, que vai variar de 4% em empresas com até 25 empregados a 20% em empresas com mais de 500 empregados.
E ainda pode ficar pior: se entreguei a RAIS fora do prazo e do ano-exercício devido – por exemplo, entregar a obrigação de 2020 em 2021 – a soma dos itens 1 e 2 será sobrada. Portanto, fica a dica essencial: grave o período de envio da RAIS em muitas agendas para não ter um grande prejuízo!
Quando a RAIS é entregue em atraso, o que pode acontecer?
Muitas pessoas perguntam: posso entregar a RAIS fora do prazo? Certamente que sim, porém você pode incorrer em riscos consideráveis:
- Econômico: a RAIS fora do prazo tem multa alta;
- Comercial: se houver um auto de infração, ele impedirá a emissão de Certidão Negativa de Tributos Federais, prejudicando a participação em concorrências e vendas a empresas que exigem essa regularidade.
Se o item 2 não aconteceu ainda, você pode acertar a situação, pagando os encargos e imprimir o recibo de entrega como comprovante de regularidade.
RAIS entregue fora do prazo pode prejudicar seus funcionários!
Um importante benefício trabalhista que é pago anualmente pelo governo é o Abono do PIS – um salário-mínimo para trabalhadores em determinadas condições. O trabalhador informado na RAIS fora do prazo recebe PIS muito tempo depois do prazo que ele tenha direito. Então, mantenha sua RAIS no prazo e evite problemas com seus colaboradores!
Foi prorrogado o prazo da RAIS 2021?
O prazo de entrega da RAIS do ano-exercício anterior é de 09 de março a 17 de abril. Em 2021, apesar da grave crise mundial de saúde e como ela ocorreu muito próximo do final do prazo, ele não foi prorrogado.
Isso também não afetou a RAIS enviada fora do prazo, pois ela não obedece a um calendário. O responsável pelo cumprimento deve providenciar a qualquer momento a entrega de RAIS fora do prazo e sofrer a multa correspondente.
Como saber mais informações sobre a RAIS?
Como podemos perceber até aqui, a RAIS declarada fora do prazo pode gerar uma série de dúvidas sobre como deve ser feita, se há um novo prazo e quais os valores das multas que são aplicadas. Por esse motivo, é fundamental ter canais seguros para tirar as dúvidas sobre todas as etapas que envolvem ruma RAIS informada fora do prazo. Você pode usar um dos abaixo:
Portal RAIS
No site http://www.rais.gov.br/sitio/duvidas.jsf, você pode encontrar respostas para todas as dúvidas, não só para verificar como enviar RAIS fora do prazo mas todas as características dessa obrigação legal, como por exemplo:
- Quem deve declarar a RAIS;
- Quais as informações são obrigatórias;
- Transmissão e recepção do recibo;
- Instruções para retificações de períodos até 20 anos.
Atendimento Telefônico RAIS
O SERPRO – serviço de tecnologia da informação do Governo Federal – mantém o telefone 0800 728 2326 nos dias úteis, das 9:00 às 17:00 para atender os contribuintes. A ligação é gratuita para ligações feitas por telefones fixos, porém será cobrada se você fizer de uma linha celular.
Como vimos, é fundamental conhecer como declarar RAIS fora do prazo para atender essa obrigação que tem impactos importantes no pagamento de benefícios e nas políticas públicas de emprego e renda. Mas não esqueça: cumprir o prazo evita auto de infração, desgaste com seus funcionários e uma multa muito pesada!
Quer saber mais? Sugerimos ver esse vídeo: